河北经贸大学电子文件归档与管理规定

一、为规范学校电子文件归档与集中管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法律法规，制定本规定。

二、电子文件形成或办理部门负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作。各单位从电子文件产生时要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。要将电子文件的整理归档工作纳入专（兼）职档案员的岗位职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

三、电子档案日常管理的监督、指导、检查、分类保管和开发利用等工作，由学校档案馆（室）负责。档案馆（室）负责电子档案管理系统的建设和应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。

四、归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆（室）要配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案；同时配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。

五、各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时保存脱机备份。脱机备份盘片上要用汉字标明文件名称及备份时间，放入专用装具内积累妥善保管，按规定时间移交档案馆（室）。

六、电子文件的归档范围参照《河北经贸大学档案归档范围和保管期限表》。

七、电子文件的形成部门一般应于每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案馆（室）移交归档。各单位移交电子档案均须打印（或填写）移交表一式两份，并由学校档案馆（室）和移交单位经手人签名（盖章），双方各执一份。

八、电子档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。

九、归档电子文件的保管要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在40%—50%，距离强磁场10米以上。

十、电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

十一、超过保管期的电子档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

十二、档案馆（室）应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。