综合档案室

2015年工作总结和2016年工作计划

一、2015年工作总结

几年来，综合档案室在学校党委与历任分管校长领导下，先后完成了建设、管理校史馆并拓展校史宣传教育任务、对库藏档案进行规范整理并实质性推进电子文件归档管理等开拓、创新性工作，形成了基本成熟稳定的工作格局。2015年是综合档案室由过去以铺摊子为主初步转向提升内涵、优化品质的一年。

（一）认真践行“三严三实”要求，切实推动工作作风转变。

综合档案室几年的快速发展取得了一些成绩，但也不可避免地存在或引发一些这样那样的问题。提升内涵、优化品质，首先必须有效解决或妥善处理这些发展中的问题。为此，综合档案室结合开展“三严三实”专题教育，紧密联系工作实际，以“践行‘三严三实’、搞好档案工作”为题组织全体人员学习研讨，并引导科级以上干部围绕“修身严不严、工作实不实”进行深入思考，认真查摆以往工作中存在的问题，有针对性地推进整改落实，取得了一些明显的积极进展，为提升内涵、优化品质提供了基本保障。

（二）学习领会档案法规制度，积极推进依法依规治档。

高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，也是法规性、业务性很强的专业技术工作。搞好档案工作必须熟悉和遵循各种档案法制规范。为此，综合档案室在作为组长单位认真完成河北省《高等学校档案管理文件汇编》编写、已正式印发的基础上，将汇集整理的包括综合文件、法规制度和规范标准等方面的23件高校档案管理系列文件全部上传内部网站，用于指导各项工作、业务开展。同时，综合档案室还汇集整理了近年来形成的学校内部管理制度、工作业务流程等上传到网站，为提升内涵、优化品质提供了法规依据和规范标准。

（三）优化内部职责分工，强化岗位责任管理。

在各项主要工作任务大体明晰、定型的基础上，综合档案室根据新的人员变动和业务发展要求，在强化科级以上干部管理责任的同时，对档案管理方面的传统档案管理和电子文件归档管理、档案库藏管理和库藏档案目录管理及档案查阅利用等，对档案编研方面的校史年鉴编写、校史馆运行、校史文物（实物档案）管理、编研基础资料管理、法规制度研究、内部网站建设等，重新调整了各科室人员的职责分工和协作配合关系，做到既保证各项主要工作或业务都有明确的专管人员、专人负责，又能兼顾不同岗位之间的协同配合、相互协作，使综合档案室各项工作全面走向协调、有序、高效、不断优化的运转轨道。

（四）积极组织协力攻关，基本追平工作进度。

由于库藏档案规范整理工作量很大、建设校史馆任务艰巨繁重、档案管理系统升级改造及其与学校OA系统对接技术复杂、实质性推进电子文件归档管理需要探索完善等原因，一些方面的工作难免留下历史欠账。2015年初综合档案室组织开展了档案管理系统案卷目录规范调整的协同作战，全体人员参加，集中完成了近年来输入系统的06全宗1995-2007年间、约11500卷档案的统一档号、规范题名和备注旧案卷号的规范整理工作。随后，综合档案室积极协调组织有关人员，突击完成了学校年鉴2011、2012年卷编辑（待审）、2013、2014年卷组稿和部分编辑工作任务；初步完成了2013、2014年学校OA系统已发电子文件的追缴归档工作；逐步实现了2015年学校OA系统制发电子文件的即时归档工作。消除历史欠账为今后综合档案室各项工作的平稳发展和提升内涵提供了更加良好的基础。

（五）强化细节和过程管理，不断完善工作质量保障。

提升内涵、优化品质，既要体现在整个管理过程中，更要落实到每一个工作细节上。为此，综合档案室一方面加强过程管理，一方面完善细节管理，在总体控制各方面工作进展的同时，及时发现和处理工作中遇到或存在的各种细节问题。例如，近期通过建立工作例会制度，督促大家定期反思总结各方面工作的前期进展、存在问题和下一步的工作计划、改进建议等，大家相互交流情况，集体协商解决问题的办法，共同探讨改进工作的对策，不断优化和持续积累工作成效。同时，综合档案室还形成了发挥网站信息沟通和工作助推平台作用的思路，在及时总结、分析学校各部门档案整理归档、年鉴编写供稿等方面的工作进展情况的基础上，适时通过综合档案室网站反映大家对学校档案工作的贡献，总结经验，发扬成绩，推动工作。

    （六）加强档案学术研究，打造研究型档案工作队伍。   

提升内涵、优化品质必须改变传统的经验式、事务型档案管理模式，系统学习研究档案学理论知识和国家档案管理法规政策，用科学的档案学理论和法制规范指导现实工作。为此，综合档案室出台了鼓励档案学术研究的政策，鼓励大家开展档案学术和业务研究，做研究型或学者型档案工作者。在2015年河北省教育厅办公室与省高教学会档案工作分会组织的档案工作论文评审中，综合档案室人员荣获一等奖、二等奖各一项，获奖等级和数量位居前列。2015年综合档案室还首次开展了“6.9国际档案日”宣传活动，创办专栏宣传普及档案知识，并向省档案局编报了两则档案利用典型事例，进一步营造档案学术氛围，推动结合自身工作实际的档案学术研究工作。

二、2016年工作计划

“提升内涵、优化品质”是综合档案室面临的长期任务和根本任务。在2015年工作的基础上，2016年要进一步做好以下工作。

（一）进一步认真学习领会档案管理法规制度，并对照即将印发施行的“河北省高校档案工作管理目标认定标准”，深入查找学校档案管理存在的问题，大力整改完善，做好接收省管理目标认定评估准备工作。

（二）在搞好学校OA系统电子文件归档管理的基础上，全面启动其他电子文件（包括数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件——WEB网页、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等）的归档工作。

（三）对照《高等学校档案管理办法》相关规定和学校“各类档案归档范围和保管期限表”要求，认真清理各部门归档情况，做到应归尽归，特别是做好重大活动与会议材料的归档工作。

（四）加强档案基础资料编研工作，做到应有尽有，系统完整。

（五）下大力推进校志编写工作，力争2016年年内成书。

（六）进一步完善工作例会制度，在明确各项工作主要责任人的基础上，引导和督促大家把主要精力放在工作上，充分调动和发挥大家的工作积极性，下力气搞好各项工作。

（七）适当时候召开第三次学校档案工作会议，进行全校动员，推动学校档案工作整体水平提升。

（八）在“提升内涵、优化品质”的同时，建议学校将“河北经贸大学综合档案室”更名为“河北经贸大学档案馆”，以规范名称，并与省内高校保持一致。

                                         2015年12月9日