以开展群众路线实践教育为契机

大力转变工作作风 认真提高工作质量

——综合档案室2014年总体工作安排

一、工作任务

（一）深入开展党的群众路线教育实践活动。

学校2014年工作要点把“深入开展党的群众路线教育实践活动，有力促进学校内涵建设发展”作为首要工作，要求“通过开展活动，进一步促进学校为民务实清廉的领导班子和干部队伍建设，以优良党风促校风、教风、学风，为建设特色鲜明的高水平财经类大学、努力办好人民满意的高等教育提供坚强保证。”据此，综合档案室要把深入开展党的群众路线教育实践活动和提升档案工作水平结合起来，一方面按照学校《实施方案》要求，严格执行规定动作，切实把“规定动作做到位”；另一方面密切联系档案工作实际，认真选好“自选动作”，力争使“自选动作有特色”。以开展党的群众路线教育实践活动为契机，切实推动工作作风转变，确保各项任务高质量按期完成。

（二）认真搞好迎接省档案工作目标管理认定准备工作。《河北省机关档案工作目标管理认定办法》规定了明确的认定指标体系和认定等级标准，我们严格按照相关指标体系、等级标准和评分细则，一项一项的规范和做好档案整理及档案管理工作。

（三）制定电子档案归档管理办法，完成档案管理系统升级改造及其与学校OA系统的对接，启动学校电子档案接收和归档管理工作，全面推进档案管理数字化工作。

（四）进一步加强档案编研工作，力争校志编写工作于2014年上半年完成，确保年鉴、大事记等编研成果按年完成。

（五）做好校史馆日常维护和校史文物搜集整理工作。在搞好校史馆日常接待工作的同时，积极利用校史馆平台，拓宽校史文物征集渠道，扩大校史文物征集范围，搞好校史文物搜集整理工作，不断完善校史馆功能，充分发挥校史馆的育人功能。

（六）在适当时候召开学校第二次档案工作会议，就开展档案工作目标管理认定、搞好电子档案归档管理、全面提高档案管理水平等，进行广泛宣传和动员。

二、组织安排

（一）改进领导作风。几年来，综合档案室领导班子多次调整，虽然主要领导一直稳定，但由于其缺乏作为主要领导的经验，加上方方面面的事情较多，导致了在一些事情上投入精力过多（如校史馆建设），而对另一些事情关注不够、抓得不紧、甚至出现管理不到位的现象，比如对档案管理工作检查、督促和指导不够，在人员管理上过分注重情感感化、放松了纪律约束等，从而使档案室在一定程度上存在某些人工作纪律松弛、精力投入不足、工作效率不高的现象。对于档案室出现的这种状况，主要领导当然要负主要责任，本人也感到非常愧疚和自责。

经过反复思考，特别是通过本学期开始的党的群众路线教育实践活动学习，学校要求进一步突出作风建设，我认识到我们档案室的问题主要是工作作风问题，解决档案室的问题必须从切实转变工作作风做起。首先要大力转变领导作风，既要带头做事，更要加强管理，要细化工作部署，严格督促检查，强化依法管理，狠抓工作落实；其次档案室全体人员都要积极转变工作作风，包括严格遵守学校法纪，认真履行岗位职责，自觉服从组织安排，积极完成工作任务。

（二）优化分工协作。综合档案室目前承担着档案管理（包括常规管理和信息化）、档案编研（包括校志、校史、年鉴等）和校史馆三大工作任务。要保证各项任务的圆满完成，就必须建立明确的分工体系，做到事事有人管，人人有事干，职责清楚，分工合理。我们过去曾大体明确了档案室领导分工和档案管理科、档案编研科（兼办公室）的职责划分。现根据综合档案室业务发展需要，进一步明确每一个人的具体分工，将一些关键岗位的职责落实到人。主任负责全面工作，侧重档案编研科（办公室）和校史馆；副主任负责党务工作，分管档案管理科；档案管理科负责档案收集整理、档案借阅查询与库房管理、档案业务指导、档案信息化建设、档案信息统计、档案保密与安全管理、整理学校文件汇编、编写档案全总介绍及领导交办的其他工作等，其中姜娜负责全面工作，戴翠萍侧重档案业务指导和档案管理系统管理，魏瑶侧重档案借阅查询和库房管理；档案编研科（兼办公室）负责编印学校年鉴、编修校史（志）、编写学校大事记、摘编机构沿革和干部任免、开展档案史料和实物档案征集、实物档案管理、校史馆建设与管理、档案工作计划规划、档案室网站建设与管理、档案工作宣传和信息发布、各项行政事务及领导交办的其他工作等，其中张玲负责全面工作，刘红侧重实物档案与校史馆管理。在明确大体分工的基础上，档案室上下及各岗位之间要进一步加强团结协作，做到分工不分家，分岗不分心，彼此密切联系、及时沟通、相互协调、相互支持，形成分工有序、相互协作的良好局面。

（三）加强组织协调。新时期的综合档案室工作面临一系列新的业务和新的任务，这就需要我们在原有工作基础上，不断学习新的业务知识和工作本领，共同努力承担并完成好新的工作和新的业务。在这方面，综合档案室领导当然要带头学习，深入钻研，并认真做好新业务、新任务的组织安排和分工协调工作，其他人员也要自觉服从组织安排，在认真履行基本岗位职责的同时，积极完成好领导安排的新的工作任务。这里要强调一下，服从组织安排，承担新的工作任务不仅是现实工作需要，也是学校的岗位职责要求。2012年4月，学校出台了《河北经贸大学教职工考核办法》和《教职工岗位职责》，其中涉及档案人员的不论是档案系列专业技术人员岗位职责，还是各级管理人员岗位职责，除基本职责外，都有“完成领导交办的其他事宜”或“完成本职工作、聘用目标和领导交办的其它任务”、“尊重领导，团结同志，能够积极主动配合、协助其他单位（部门）或其他同志完成工作任务”的要求。《河北经贸大学处级干部考核指标体系》和《河北经贸大学科级及以下管理人员考核指标体系》都提出了“组织纪律观念较强，遵守国家的法律、法规及学校各项规章制度，能够积极参加学校及所在单位组织的各项活动”；“能够搞好团结协作，配合、协助其他单位（部门）或其他同志完成工作任务”；“能按时完成本职工作及上级安排的各项工作任务，工作效率较高”等具体要求。今后，我们要把服从组织安排、积极完成任务作为履职和年终考核的重要内容，在平时也要定期开会汇报、研究工作进展及存在的问题，不断总结和改进各方面的工作。

（四）严明组织纪律。2011年5月，学校印发《关于加强考勤管理的通知》，要求严格执行《河北经贸大学教职工考勤制度》（冀经贸校字[1997]98号）和《河北经贸大学〈关于教职工考勤制度〉的修订通知》（冀经贸校字[1999]8号）等制度。2011年10月，学校出台了《河北经贸大学教职工违规违纪处理办法(试行)》，教职工违反学校考勤管理制度或病事假天数达到一定数量的，给予以下处理：一年内旷工1天，扣除1个月学校核发的各项津贴、补贴(下简称校内津贴)，并予通报批评；旷工累计2天，扣除2个月校内津贴，并予通报批评；依此类推；连续旷工超过10个工作日或一年累计旷工超过30个工作日者，学校给予劝退、解除聘用合同或开除处理。有旷工行为者，当年度考核不能评为优秀等次，不授予各种荣誉称号。有下列情况之一者按旷工处理：不经请假或请假未准而擅自不上班者；请假期限已满，不续假或续假未获批准而逾期不归者；不服从组织调动和分配，不到工作岗位报到者。《河北经贸大学处级干部考核指标体系》和《河北经贸大学科级及以下管理人员考核指标体系》都专门特别强调：凡不请假或请假未经批准擅自脱离工作岗位以及逾假不归，按旷职处理，旷职超过3天则视为本年度考核不合格。为切实推动工作作风转变，我们要强化纪律约束，严格按相关制度进行考勤管理。

（五）加强研究学习（包括政治学习和业务学习）。新的形势、新的任务、新的业务，都要求我们切实加强学习和研究工作。开展党的群众路线教育实践需要学习，推进档案数字化也需要学习；老同志需要学习，新同志也需要学习；党员干部要学习，普通工作人员也要学习。要通过学习研究，适应时代发展要求，满足业务工作需要。政治理论学习按学校《关于深入开展党的群众路线教育实践活动的实施方案》要求进行，业务知识学习根据档案规范整理的实际需要安排,主要是学习档案管理系统和档案数字化方面的知识，同时学习学校OA系统、相关设备管理和计算机操作方面的知识，做到能够熟练使用相关设备，保持设备完好和性能稳定。

（六）建立每周一次的工作进度碰头协调会制度，通报前一阶段各方面工作进展，研究需要协调解决的问题，安排部署下一阶段工作。

三、档案整理工作步骤

进行档案规范整理，实现档案管理系统与学校OA系统对接，启动电子档案接受和计算机档案管理，不仅工作量很大，而且带有创新性质，必须精心组织，统一安排，分步实施，协同推进。

1.清理库藏，摸清底数。包括全部库藏档案与校史馆藏实物档案，做到账、卡、物相符，以便分类建立计算机档案目录，并保证使计算机目录和原纸质目录及库藏相一致。

2.建立合校前各全宗计算机档案目录（目前只进行案卷目录录入，暂不做卷内目录）。在已有电子版目录基础上，按原实体分类认真进行清查核对，准确无误后转成符合要求的Excel格式，导入计算机档案管理系统。

3.规范河北经贸大学全宗（含库藏档案及实物）计算机档案目录（包括案卷目录和卷内目录），主要是1995-2007年的库藏档案和后来形成的实物档案。

（1）系统清理和完善已完成的计算机管理系统目录（含案卷和卷内）。前期已组织学生按Excel格式建立了电子版案卷和卷内目录，并部分导入计算机管理系统。初步审查发现存在一些明显的问题，如归档部门不统一、案卷题目不规范、起止时间不完整、实体分类不准确等，另外发现还存在部分年份案卷未录入的情况。下一步要将学生完成的电子版目录全部导入档案管理系统，并进行一次全面、系统的审查和修改。要对照经过清查核对的纸质目录，对已导入计算机管理系统的档案目录进行逐条核对，该补的补，该改的改，保证准确无误，做到全部档案帐物相符（有账必有物，有物必有账）；归档部门名称统一（前后呼应，简练准确）；实体分类标准规范（各归其类，各得其所）；案卷提名明确具体（标准统一，前后一致）；全宗号、年度、案卷号、保管期限、页数、起止时间等要素齐全、准确。

（2）计算机管理系统目录（含案卷和卷内）核对无误后，按档案管理系统目录对相关档案进行重新组卷、装订、换盒（尽量不分拆案卷，多院系、多专业案卷归入相关类别综合）；

（3）按不同门类、载体，依档号顺序排列上架（统一制作和替换档案密集架、档案柜标签，包括原五校档案）。

4.按计算机档案管理系统要求，建立实物档案（包括库藏和校史馆藏）的计算机目录，并做到账、卡、物相符，存放地点明确，存放管理规范。