规范档案管理，拓展育人功能‍‍‍‍

进一步完善和提升学校档案工作水平

                                                                     耿彦君

                                                    （二○一四年五月七日）

     同志们：

        2011年6月学校召开河北经贸大学第一次档案工作会议已届三年，今天召开第二次档案工作会议，主要是总结第一次档案工作会议以来的档案工作情况，研究部署今后的档案工作。

       下面，主要讲两个问题。

        一、档案工作情势

       （一）加强档案工作是党和政府的明确要求。

        2008年1月，省教育厅和省档案局转发了《中共河北省委办公厅、河北省政府办公厅关于加强档案工作的意见》，要求“各级党委、政府要充分认识档案作为公共资源对社会建设的重要价值，认识档案作为大文化的重要内容是衡量一个地方文明程度的标志，认识档案基础设施建设也是一个地方经济社会发展水平的重要反映，同时，把档案工作作为一件大事来抓，列入议事日程。”

         2008年9月，教育部和国家档案局联合发布《高等学校档案管理办法》（教育部27号令），强调“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”《办法》还首次规定了“高校档案工作由高等学校校长领导”，要求高等学校“建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”

最近，中共中央办公厅和国务院办公厅又印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，强调“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”“做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。要深入贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动档案事业科学发展。”

       上述一系列文件的发布，说明党和政府高度重视档案工作，将档案工作摆在十分重要的位置——“是党和国家工作中不可缺少的基础性工作”，“档案作为大文化的重要内容是衡量一个地方文明程度的标志”，“是高等学校重要的基础性工作”；对做好档案工作提出了明确的要求——强调“做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责”，要“把档案工作作为一件大事来抓”，“高校档案工作由高等学校校长领导”，要“加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”这些是推动学校档案工作发展的重要动力来源，是指导学校档案工作发展的重要文献，综合档案室和各部门档案工作人员要认真学习研究和贯彻落实。

      （二）学校对档案工作重视程度空前提高。

       为贯彻落实上述文件精神，学校也把加强档案工作提升到了前所未有的高度。2010年3月，经教育厅批准学校将原附属校办的档案管理中心升格为正处级建制的综合档案室，统一管理和指导全校的档案工作；2011年6月，学校召开首次档案工作会议，纪良纲校长发表讲话，强调“召开全校性的档案工作会议，是学校由幼稚走向成熟的必然要求，是推动学校现实工作的需要”。武建奇副校长作会议主题报告，提出了“以规范档案管理推动学校内涵建设”的明确要求；与此同时，学校投资上百万元将旧图书馆三楼改建为学校档案专门用房，实现了全校综合档案、组织档案、人事档案的集中存放，并为综合档案室、组织部档案室、人事处档案室统一配备了密集架、中央空调、自动气体消防等先进设施；为迎接建校60周年，2013年学校又投资近百万元建设了校史馆，拓展了档案资源开发和宣传利用的空间，也打造了学校开展校史文化和爱国主义教育的现实平台。纪良纲校长在校史馆开馆仪式上强调，“建设校史馆是学校迎接建校60周年的重要工程，也是在新的起点上加强校园文化建设，推动学校迈向高水平大学的重大举措。”要求校史馆开放后“成为对广大师生进行爱国、爱校教育的良好载体，成为宣传学校品牌、展示发展成就的重要窗口，从而成为激励当代经贸人爱校之情、营造奋发向上育人环境的重要平台。”学校领导的高度重视和大力支持，是对学校全体档案工作者的鞭策和鼓舞，也切实推动了学校档案工作发展。2013年7月，学校被教育厅授予“2011-2012年度全省教育系统档案工作先进集体”。

      （三）学校档案工作也存在一些亟待规范和解决的问题。

        2010年3月综合档案室独立运行以后，5月份便接受了省教育厅和省档案局的档案工作联合检查，检查组提出了一些整改建议，主要是按照新的《高等学校档案管理办法》规范档案实体分类，加快档案信息化步伐等。为此，综合档案室采取综合推进的办法，一边将案卷目录录入计算机，实现计算机目录查询；一边进行实体分类规范调整，将河北经贸大学合并组建后的全部案卷按新的档案实体分类进行重新整理。在此基础上，综合档案室对合校后的全部库藏档案进行了统计分析，发现我校的档案工作还是存在一些亟待改进的薄弱环节，主要是：归档内容不全，没有按照《高等学校档案管理办法》要求及学校相关规定，把所有该归档的材料全部纳入实际归档范围；与之相联系的是一些部门的档案意识不强，不重视或忽视了档案的“历史记录”作用，不注意用档案来保存或留住本部门的工作业绩与发展成就；再有就是档案部门没有尽到督促、检查和指导各部门归档立卷工作的责任，放任各部门想归什么就归什么，不想归什么就不归什么。这些问题的存在，暴露了学校原有档案管理的缺陷，也为后人总结研究学校历史留下了缺憾，从而制约了档案对学校加强内涵建设、提升校史文化、实现高水平大学目标的积极作用。

       二、努力做好新形势下的档案工作

       下面围绕如何做好新形势下的档案工作谈几点意见。

     （一）进一步强化档案意识。

        所谓档案意识，简单说，就是指人们对档案和档案工作的认识，包括对档案的性质和价值的认识，也包括对档案工作的性质、地位和作用的认识。不断增强档案意识，是做好新形势下档案工作的重要前提。去年，为筹备学校建校60周年，各部门都派人参加了校志的初稿撰写工作，也就是梳理本部门的历史沿革和发展成就，其中遇到的突出问题是历史资料缺乏，没有真凭实据就难于写出真实可信的校史。学校筹建校史馆遇到的最大困难同样是历史资料不足。“书到用时方恨少”，“档案”作为“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”（1996年修订的国家《档案法》定义），就更是如此，而且不可再生，当时没有保存或后来遗失了，就再也难以找回来。

        增强档案意识，首先要增强档案法制意识。国家有《中华人民共和国档案法》，教育部有《高等学校档案管理办法》，大家有利用档案的权力，也有保护档案的义务。《中华人民共和国档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”不按相关规定将应归档的各种文件材料归入档案，不仅是一种不重视学校及本部门历史积累的失职行为，而且可以说是一种违反档案法规的违法行为。《中华人民共和国档案法》第二十四条明确规定，“违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的”行为，属于可“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”的行为之一。因此，我们必须从依法治校、依法治档来正确认识和对待档案工作。

        其次要增强档案责任意识。搞好档案工作不仅是档案部门和档案工作者的责任，而且是社会各个部门乃至全体社会成员的责任。档案部门负责保管档案和提供档案利用，但其本身不能产生和形成档案，学校各职能部门才是学校档案的真正来源。因此，搞好档案工作是学校各个部门共同的责任。档案工作的责任意识还可以做另外一种解读，那就是搞好档案工作既是对学校档案工作负责，也是对本部门的现实工作和历史贡献负责。现实是历史的延续，昨日的现实是今日的历史，今日的现实又会成为明日的历史。各部门领导和档案管理人员及时把记录和反映本部门工作成就和发展变化的各种重要资料归入档案，也就是留住了本部门在一定时期内对学校发展的历史贡献。

        第三，要树立档案文化意识。最近，学校制发的《关于加强校园文化建设的实施意见》指出，校史文化是学校发展历史和办学精神的凝结和升华，是学校校园文化的重要组成部分。这里需要强调，校史文化并不是凭空而来的，而是依据大量的历史档案资料总结和提练出来的。从这个意义上讲，可以说校史文化是档案文化的延伸，或者说校史文化就是大档案文化的一部分。大量档案资料中蕴藏着前人艰苦创业、顽强拼搏、与时俱进、开放办学，培养和造就适应社会需要的各级各类应用型人才的历史进程和社会贡献，是启迪后人智慧、传承经贸精神的不可缺少、难以替代的宝贵校史文化资源库，各部门要站在培育经贸校史文化的高度正确对待档案工作，把我们今天的工作奉献存入档案，为我们的后人留下可以传承和弘扬的精神文化财富。

        第四，要树立现代档案意识。在现实生活中，存在许多人认为只有人事档案和文书档案才是档案的现象，而没有将大量在各方面工作中直接或间接形成的校园建设、科研项目、人文景观等方面具有保存价值的材料纳入档案归档范围，造成大量第一手原始资料或数据的丢失，使得许多校园重要设施和景观项目的来源及变迁无据可靠。《高等学校档案管理办法》规定：高等学校档案“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”据此，学校各部门都应当把跟本部门工作直接相关、能够反映本部门主要工作成就、具有长期重大影响的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的材料纳入归档范围。

另外，树立现代档案意识还包括要搞好档案编研（包括校志、年鉴等）和档案资源开发，推进档案信息化建设，开展档案宣传利用，充分发挥档案、校史馆等校史文化的育人功能等。这些是传统档案业务的延伸或升级创新，是高水平档案工作不可缺少的组成部分。各部门在搞好档案归档工作的同时，要积极配合综合档案室搞好年鉴编写、校史文物征集和校史馆建设等方面的工作。

      （二）完善档案工作体制机制。

        建立档案工作组织体系，健全档案工作规章制度，完善档案工作体制机制是做好档案工作的重要前提。为完善档案工作体制机制，学校在2010年独立设置综合档案室的基础上，2011年6月又印发了《河北经贸大学档案管理文件汇编》，出台了《河北经贸大学档案管理实施细则》、《河北经贸大学档案实体分类法》、《河北经贸大学各类档案归档范围和保管期限表》、《河北经贸大学档案工作流程》、《河北经贸大学综合档案室业务规范》等档案管理制度。同时，学校召开河北经贸大学首次档案工作会议，宣布成立了河北经贸大学档案工作委员会，明确各处级单位为学校的档案归档整理单位，各处级单位也普遍确定了档案工作负责人和专（兼）职档案员。

        有了制度就必须执行，设立了机构、人员就需要尽责。但从实际情况看，许多处级单位档案工作负责人和档案员并没有很好地履行职责。据粗略统计，截止2013年底，在1995年合校以来归档的7193卷档案中，学生处、教务处和继续教育学院归档的学生成绩、学位和毕业生登记表等达5597卷，占档案总数的77.8%。其余1596卷档案主要是学校办公室、纪检委（监察、审计）、组织部、宣传部、统战部、工会、人事处、规划处、财务处、期刊部、外事办等部门归档的文书档案和财务档案，其他不少部门的档案归档数量为零；即使一些档案归档数量较多的单位，仍然存在归档不全的问题，其表现为：除了校内外文件之外，许多重要的基本情况统计、工作计划总结、改革发展举措、管理制度变迁等方面的资料，都没有及时纳入档案归档范围。

       下一步，综合档案室要在大力规范内部管理的同时，加强对各部门档案工作督促检查、宣传引导与业务指导，同时各部门也要切实担负起作为档案归档整理单位的职责，认真学习和执行学校档案管理的规章制度，特别是认真按照《河北经贸大学档案归档范围和保管期限表》的要求，切实把各类应归档的资料和材料纳入档案归档范围，一方面丰富和完善学校的档案资源，另一方面也为反映本单位工作、发展成效留下真实的历史记录。

      （三）认真做好电子文件归档管理工作。

        学校数字化校园建设的逐步完成，不仅为学校档案信息化提供了有效的技术支撑，也对加快实现档案信息化提出了更加急迫的要求。2013年下半年以来，已有越来越多的学校文件以电子文件形式形成于学校OA办公系统之中。适应数字化校园建设要求，综合档案室升级了档案管理系统，制订了《河北经贸大学电子文件归档管理办法》（试行），明确了电子文件归档的范围、方式和相关要求。在电子文件归档管理过程中，综合档案室要积极探索和完善电子文件归档管理的程序、步骤、方法及具体措施，切实加强对各归档整理单位的业务指导；各归档整理单位档案工作负责人和专（兼）职档案员要与综合档案室密切配合，认真按相关要求做好电子文件归档管理工作。

      （四）加强重大活动、重大事件和重要会议材料的归档管理工作。

        学校重大活动、重大事件和重要会议对学校建设、改革、发展具有重要意义和重大影响，比如正在进行的群众路线实践教育，以往进行的教学评估、专业调整、学科建设、抗击非典，还有常规性历届党代会、双代会、运动会和科技文化艺术节等，都是影响学校长期发展的大事、要事，但在以往的档案资料中，却没有这些重大活动、重大事件和重要会议的完整的档案材料归档，使后人无从查考这些重大活动、重要事件和重要会议的来龙去脉。为此，在今后的档案工作中，综合档案室要加强对重大活动、重大事件和重要会议材料归档的督促检查和业务指导，明确将有关重大活动、重大事件和重要会议的主办单位列为相关档案资料的归档整理单位。各有关单位要在所组织、举办或开展的重大活动、重大事件和重要会议过程中，明确专人具体负责档案资料管理工作，及时将应归档的各种资料妥善整理保存；要在有关重大活动、重大事件和重要会议结束后，于一个月内完成档案资料的整理组卷，并移交综合档案室。

       （五）大力加强学校史志、年鉴编研工作。

        学校史志、年鉴编研是学校档案工作的组成部分，也是学校加强文化建设和促进内涵发展的重要工程，同时还是宣传和展示学校各方面工作成效和发展成就的窗口工程。学校史志、年鉴编研工作启动以来，受到学校领导及各部门的高度重视和大力支持，许多部门认真按综合档案室要求及时撰写和提供稿件，对学校史志、年鉴编研发挥了积极推动作用，但也有一些部门对此项工作重视不够，不能按时向综合档案室提交稿件，在一定程度上影响了整个工作的进程。下一步综合档案室要在提升自身编研能力的基础上，切实改进史志、年鉴编研的组织管理与协调工作。同时，各部门也要充分认识校志、年鉴编研的宣传窗口作用，把为校志、年鉴撰稿纳入本部门档案工作职责范围，认真撰写和及时提交相关稿件，在宣传和展示本部门、本单位工作成效的同时，积极配合综合档案室搞好史志、年鉴编研工作。

        （六）积极拓展和完善档案、校史馆的育人功能。

        2013年10月校史馆的建成与开放，为学校传承校史文化、展示办学成就、宣传经贸品牌搭建了重要平台，已成为广大师生开展爱国、爱校教育，弘扬经贸优良传统的有效载体。在此基础上，综合档案室及学校其他部门要借助校史馆这个平台，把档案工作与校史文物征集、校史文化研究等有机结合起来，通过档案收集和校史文物征集，不断扩充学校的档案与校史文化资源；通过档案编研与校史文化研究，大力发掘档案与校史文物资料中蕴含的河北经贸大学的优良办学品质和优秀文化传承；通过长期坚持和持续积累，不断完善校史馆的展示内容和提升校史馆的展示水平，使校史馆成为学校校史文化研究的焦点、校园文化建设的亮点和开展校史文化教育、宣传经贸品牌形象的有效着力点。为此，综合档案室要在搞好校史馆日常维护和讲解接待工作的同时，积极开展与参观者的交流互动，认真听取对校史馆工作的改进意见或建议，及时发现和掌握校史文物资料线索。各归档整理单位也要高度重视实物档案归档管理工作，及时将各种具有重要历史保存价值和纪念意义的实物档案资料（如照片、奖牌、奖状等）移交学校综合档案室，丰富学校档案馆藏，也留住大家奋斗的印记。

        在搞好档案和校史馆建设的同时，各处级单位也要注意积极利用校史馆开展校史文化教育，组织有关人员和学生到校史馆参观学习，特别是要把参观校史馆列入新生入学教育，让大家熟悉经贸办学历史，领略经贸发展成就，感悟经贸办学传统，传扬经贸办学精神，使全校师生员工身在经贸、心爱经贸，最大限度地激发大家的爱校热情，凝聚起经贸建设和发展的正能量，推动经贸“建设高水平大学”的目标早日实现。