河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度

 

为加强档案管理，进一步规范档案查（借）阅工作，制定本制度。

一、校内单位因工作需要查阅档案的，经办人需持有效证件，填写《河北经贸大学档案查阅审批表》，按要求履行相关手续，方可办理。

（一）查阅本部门档案，须经本部门负责人同意，方可查阅。

（二）跨部门查阅档案，须经本部门和归档部门负责人同意，方可查阅。

（三）查阅学校党委全委会、党委常委会、党政联席会会议记录（纪要）的，需经分管档案工作校领导同意，报校党委书记审批方可查阅；查阅校长办公会会议记录（纪要）的，需经分管档案工作校领导同意，报校长审批方可查阅。上述档案材料的复制、摘录件要登记编号，使用单位要妥善保管，用后收回，交由档案馆（室）统一销毁。使用期间如发生泄密问题，后果由使用者负责。

（四）纪检、监察等部门因特殊情况需要查阅相关档案的，须经本部门负责人及分管校领导同意，报学校主要负责人审批后查阅。

二、校外单位因工作需要，申请查阅学校有关档案的，经办人需凭本人身份证原件、复印件及单位介绍信，经档案馆（室）审核，报相关校领导批准，方可查阅。

三、个人因利用需要，申请查阅学籍档案的，须凭本人身份证、毕业证（学位证）原件及复印件方可查阅。委托他人办理的，受托人须持有效证件和委托证明，并提供当事人身份证、毕业证（学位证）原件及复印件，方可查阅。

四、馆藏档案原则上不外借。校内单位因工作需要必须借出的，经办人须凭本人身份证，填写《河北经贸大学档案借阅审批表》，报相关校领导批准，方可借出。借期一般不超过7天。

五、档案利用者必须确保档案的安全、保密和完整。查（借）阅档案时不得翻阅其它与所查内容无关的档案，不得转借、涂改、污损、撕页、增删和遗失，违者将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

六、档案馆（室）严格执行查（借）阅档案审批、登记、催还等相关规定。指定专人负责，定期核查，发现未归还的档案，要及时催还，并做好记录。归还档案时应清点数目，查看档案状态，防止档案出现损坏、丢失等情况。

七、如遇其他情况，根据相关规定和程序办理。

附件：1.河北经贸大学档案查阅审批表

2.河北经贸大学档案借阅审批表

 

 

 

附件1

河北经贸大学档案查阅审批表

查阅人		查阅时间
工作单位		联系电话
查阅事由
查阅人 所在单 位意见	负责人签字： （公章） 年   月   日	归档单位 意 见	负责人签字： （公章） 年   月   日
查阅档案卷号:
档案馆（室） 经办人签字：   年   月   日

附件2   

河北经贸大学档案借阅审批表

借阅人		工作单位				联系 电话
借阅时间		预还时间
借阅事由
借阅人 所在单 位意见	负责人签字： （公章）         年   月   日			归档单位 意 见	负责人签字： （公章） 年   月   日
档案馆（室）意 见： 负责人签字：                年   月   日
分管档案工作校领导意见: 签字：                年   月   日
借阅人签字：                  年  月  日			档案馆（室）经办人签字：                   年   月   日
归还人签字：                     年  月  日			档案馆（室）经办人签字：                   年   月   日
借阅档案卷 号
归还案卷状 况