河北经贸大学归档文件材料书写规定

为规范学校档案管理，确保档案安全和最大限度地延长档案寿命，更好发挥档案存史资政育人功能，根据国家公文有关标准，将各类归档文件材料载体使用及书写要求规定如下：

一、文件材料载体使用要求

（一）各类归档文件材料载体原则上应符合国家规范要求。

（二）纸质归档文件材料参照党政机关公文用纸的规格：A4型纸（210mm×297mm）；图纸的纸质材料和规格按行业规范执行。有特殊要求的除外。

（三）声像类各种载体档案材料，录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、胶片等，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明。

（四）本、硕、继续教育学生登记表、学籍表、成绩表、学位评定书等个人信息表必须粘贴照片（照片背面备注姓名），粘贴照片不得使用双面胶。

二、文件材料的书写要求

（一）各类归档文件材料书写要内容规范、字迹工整、清晰，严禁出现错别字及不规范的简化字。

（二）草拟、缮印公文，或是填写报表、签字批注，必须使用黑色水笔或碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等，特殊情况下以这种书写方式产生的文件材料要进行复制。

（三）需要归档的传真电报和其他传真件，归档时必须附有复印件。

（四）重要归档文件材料的公章用印要使用印泥或原子印油。

（五）归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置（左边距不少于25mm，其他边距不少于15mm）。

三、监督检查

各归档部门应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查。凡不符合上述要求的文件材料，学校档案馆（室）将予以退回并限期改正。