河北经贸大学党群、行政类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等载体文件材料均属党、政类档案。

（二）党、政工作文件材料产生的相关单位，要依据《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

（三）党、政类档案必须实行集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于开发和利用。

二、归档范围

（一）归档的党、政文件材料必须反映学校的党、政部门职能活动的全过程，对学校、社会当前与长远具有参考、凭证作用和历史研究价值。

（二）归档的文件材料原则上要求是原件，重要的文件材料若无原件则将复制件归档。

（三）具体归档范围见《河北经贸大学档案归档范围和保管期限表》。

三、分类立卷

（一）各单位专（兼）职档案员要按《高等学校档案工作规范》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，将党、政类档案进行分类整理、立卷归档。

（二）参考《高等学校档案实体分类法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，党群、行政类档案档号=年度+党群、行政档案分类号+案卷号。

主要类目代号如下：

1．党群类（DQ） 2．行政类（XZ）

DQ 11党务综合 XZ 11 行政综合

12 纪检监察 12 人事

13组织 13 审计

14宣传教育 14 武装保卫

15统战 15 后勤

16工会 16 离退休

17团委（学生会） 17 现教中心

18 图书、档案、文博

（三）立卷归档的文件材料均应录入档案管理系统并打印目录。

四、移交归档

（一）各单位按要求将已经立好卷的档案移交到学校档案馆（室）。移交档案时要经过档案馆（室）工作人员检查验收合格后，再办理移交手续。

（二）各临时机构、撤销机构形成的文件材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆（室）保存，任何人不得带入其他单位。

（三）每年的文件材料应于次年6月底前移交，纸质文件材料的电子版应同步归档。

（四）移交归档的其他要求依据《河北经贸大学档案管理办法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》办理。

五、保管利用

（一）学校档案馆（室）对接收进馆的党、政类档案，按有关规定做好编目、统计、保管、提供利用及鉴定和销毁工作。积极编制档案检索工具和专题文件汇编等，更好地为学校党、政管理工作服务。

（二）加强档案信息化建设，重要档案应数字化，电子档案与纸质档案并存，促进档案信息资源共享。

（三）各单位应随时将后续收集到的党、政文件材料补充归档。

（四）党、政类档案的查（借）阅，按照《河北经贸大学档案管理办法》和《河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度》办理。

（五）档案查阅、借阅、归还时，由利用者和档案部门工作人员共同进行清点检查，并在档案查（借）阅登记簿上登记。借出档案要从严掌握、定期催还。需继续借阅者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏、涂改或丢失，根据有关法律法规严肃处理。

（六）古老、珍贵、易损的档案，应以扫描或复制件代替档案原件提供利用。

（七）离校及离退休人员在办理离职手续前，必须清还档案材料。

（八）保管期限到期的党、政类档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

六、岗位责任

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学教学、学生类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料均属教学档案。

（二）学校在学生管理过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料均属学生档案。

（三）教学、学生档案工作必须按照《高等学校档案管理办法》和《河北经贸大学档案管理办法》的要求，纳入部门工作计划、总结、检查、评审、验收等各个环节中。

（四）教学、学生档案是学校管理的重要组成部分，也是衡量学校教学水平和教学质量的重要标志之一。教学管理和学生管理部门应明确一位负责人分管档案工作，配备相应的兼职档案员，具体负责组织教学、学生类档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

（五）教学、学生类档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统与安全，便于开发和利用。

（六）各立卷归档单位依据《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

二、归档范围

（一）归档的教学、学生类文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、学生管理的全过程；必须遵循其自然形成规律，符合教学管理和学生管理的成套性特点。

（二）归档材料的形成与积累

1．新学年开始后，各学院兼职档案员，要自觉做好新学年形成的各类文件材料的收集积累工作。

2．教务处、学生处、研究生学院、继续教育学院等单位，要向各培养单位发放统一要求的材料、表格等，以达到归档材料的规范化。要求学生统一使用纯黑色的水性笔填写各类表格、归档材料，不允许使用圆珠笔、纯蓝水笔、红色水笔、铅笔等填写。表格各项内容需填写准确完整。

3．归档的教学、学生类文件材料、各类表格必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，盖章清晰。

4．做好各类学生学籍异动、学位变化、奖惩情况的相关记录。

（三）归档的具体范围见《河北经贸大学档案归档范围和保管期限表》。

三、分类立卷

（一）各单位要按《高等学校档案工作规范》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，负责对教学、学生工作中各环节所形成的文件材料定期进行分类整理、立卷归档。

（二）依据《河北经贸大学立卷归档工作规范》要求，教学综合性文件及其他材料、成绩单、学位评定书、学生登记表等由教学管理部门立卷归档；学生综合性文件及学籍表等由学生管理部门立卷归档；研究生培养手册、学位材料等由研究生管理部门立卷归档；成人综合、招生、学籍毕业等相关材料由继续教育学院立卷归档。

（三）参照《高等学校档案实体分类法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》要求，教学、学生类档案档号=年度+教学（学生）档案分类号+案卷号。

主要类目代号如下：

11 教学综合（含优秀教学质量评奖材料）

12 学科建设

13 学生考绩表

14 学籍管理

15 学位工作

16 学位评定（本、硕士研究生学位授予材料、成教学士学位授予材料等）

17 专业建设

18 实践教学

19 教材

11 学生综合

12 招生（各层次招生方案、计划、简章、录取名册、新生花名册等）

13 学生管理（学生登记表）

14 毕业生（毕业名册、毕业生照片等）

15 就业协议书

16 毕业生推荐表

17 学生卡片

（四）学籍表、成绩单和学位材料，分别按专业班级立卷，装订并打印页码及卷内目录；毕业证书编号、学位证书编号单独立卷。

（五）检查各类学生的学籍异动、学位变化、奖惩情况，并做好相关记录。

（六）将整理、立卷归档的文件材料，录入档案管理系统并打印目录。

四、移交归档

（一）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求的，学校档案馆（室）将拒绝接收，并限期整改。主要检查文件材料是否完整齐全，有无缺少原件、附件或申报材料，有无缺章；同时要求文件材料排列、书写符合要求，标题确切；打印的成绩单字迹要清晰，缺少照片的务必要求学生毕业离校前补交。

（二）教学、学生综合管理文件要求次年6月底前归档；学籍表、成绩单等档案在学生毕业的当年寒假之前归档；学位档案在授予学位的学期末或下学期初归档。

（三）各单位在移交纸质档案的同时，要求电子版档案一并归档。

（四）移交归档的其他要求依据《河北经贸大学档案管理办法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》办理。

五、保管利用

（一）学校档案馆（室）负责做好教学、学生类档案的接收、管理以及提供利用工作。

（二）各学院、教学管理部门、学生管理部门随时将补充收集到的文件材料整理后向学校档案馆（室）补充归档。

（三）学籍类档案的查阅按《河北经贸大学档案管理办法》和《河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度》要求办理。

六、岗位责任

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员的职责。

河北经贸大学科研类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种载体的文件材料均属科研档案。

（二）科研档案是学校科学技术研究活动的真实记录，是学校档案资源的重要组成部分，实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。

（三）科研档案工作是做好科研工作的基础，要把科研文件材料的收集整理、立卷归档等档案工作纳入科研工作的计划、鉴定、验收、总结的各环节中。

二、归档范围

（一）归档的文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，对学校和社会的当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档主要内容包括文件报表、综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、专利申请及其推广应用等方面。具体范围见《河北经贸大学档案归档范围及保管限表》。

三、分类立卷

（一）形成积累

1.学校科研管理部门和各课题组按各自的职责范围分别形成、积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

2.归档的科研文件材料应遵循其自然形成规律，保持其有机联系，兼顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

3.归档的文件材料必须完整、系统、准确，字迹工整。

（二）整理立卷

1.按《高等学校档案管理办法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由课题负责人将形成积累的业务性文件材料交科研管理部门，由科研管理部门将业务性与管理性文件材料分类整理、立卷。

2.科研档案的编号方式为：科研类档案档号=年度+科研档案分类号+案卷号

科研档案类目代下：

11 综合

12 科研准备阶段

13 科研实验阶段

14 总结鉴定阶段

15 申报奖励阶段

16 推广应用阶段

四、移交归档

（一）科研管理部门是科研档案立卷归档单位。各课题组将已完成的项目材料交科研管理部门检查、验收，并将需归档的材料条目著录到档案管理系统。科研材料电子版随实体档案、档案移交目录一并向学校档案馆（室）移交。

（二）归档时间：研究课题在鉴定、验收或结题后2个月内归档，中断、停止或取得负结果的重要课题的科研文件材料在中断、停止后2个月内归档。科研综合管理文件于次年6月底前移交学校档案馆（室）。

五、保管利用

（一）查（借）阅科研档案按《河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度》要求办理。

（二）保管期限到期的科研档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

六、岗位职责

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学基建类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在进行勘察、规划、建设（新建、扩建、改建）和修缮工程等项目管理过程中，直接形成的有保存价值的文字、图表、数据、声像及报表决算等各种载体的文件材料均属基建类档案。

（二）基建档案是学校基建工作的真实记录和历史凭证，是基建工程扩建、改建、维修、抗震加固的重要依据。基建档案归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与建筑物完全一致并具有成套性。基建档案实行集中统一立卷、管理和移交的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

（三）基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，学校基建部门必须指定专人作为兼职档案员，负责对学校每项新建、扩建、改建及大、中型维修项目的档案资料的收集整理、立卷归档工作。

（四）基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

二、归档范围

具体归档范围见《河北经贸大学档案归档范围及保管期限表》。

三、分类立卷

（一）形成积累

1．学校基建部门要指定一位负责人分管基建档案工作，兼职档案员负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。

2.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

3.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

4.学校档案馆（室）要督促、指导基建部门兼职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作。

5.基建部门要严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，严把文件材料形成的质量关。

6.基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

7.归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。

8.归档的底图、格式须按国家制图标准绘制完成。

9.归档的蓝图、规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

10.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核，交接、验收作出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

11.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

12.学校基建部门要定期检查、绘制学校的总平面图以及建施、结施、水、电、气、通讯、广播、消防等管网图，并移交学校档案馆（室）。

（二）整理组卷

1．根据基建文件材料的形成规律，按保持有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，竣工验收文件排在整个项目的尾卷，其余材料按工程进展时间顺序组成案卷。

2．图纸按图的类别组卷排列（即：地质图、初步设计图、建筑、结构、给排水、电气、通风与空调、装修、消防、智能、布线、广播、电视、安防），更改图必须附在原图后，代图可取代原图。

3．基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4纸规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

4．蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。文字材料的立卷按《河北经贸大学档案立卷归档工作规范》执行。

（三）基建档案的分类

依据《河北经贸大学档案立卷归档工作规范》的要求，基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号。主要类目代号如下：

11 综合

12 项目1

13 项目2

14 项目3

15 项目4

……

四、移交归档

（一）施工单位应将纸质档案和电子版一并交由基建部门。基建部门应在项目完成后2年内向学校档案馆（室）移交，同时录入学校档案管理系统。

（二）需归档的基建综合文件材料应录入档案管理系统，并将电子版原文随实体档案一同移交归档，同时打印移交目录，于每年6月底前移交学校档案馆（室）。

五、保管利用

（一）查（借）阅基建类档案按《河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度》要求办理。

（二）利用电子版基建图纸，如需拷贝出馆，利用者需提出书面申请，并经学校档案馆（室）和基建部门领导同意后方可拷贝。

（三）保管期限到期的基建档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

六、岗位责任

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学仪器设备类档案工作规范

一、基本原则

（一）凡是作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体材料和实物均属仪器设备档案。

（二）仪器设备档案的管理，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用，。

（三）依据《高等学校档案管理办法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

二、归档范围

具体归档范围见《河北经贸大学档案归档范围和保管期限表》。

三、分类立卷

（一）参照《高等学校档案实体分类法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，资产设备类档案档号=年度+档案分类号+案卷号。

资产设备类档案主要类目如下：

11 综合

12 仪器设备项目

（二）根据设备文件材料形成规律以及设备文件的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于查找利用的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

（三）将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

（四）设备文件材料中纸质载体的立卷要求，详见《河北经贸大学立卷归档工作规范》。

（五）卷内文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

四、移交归档

（一）移交前，将需归档的文件条目录入学校档案管理系统，打印移交目录，将电子原文随纸质材料一并移交到学校档案馆（室）。

（二）仪器设备类综合性文件材料于次年6月底前交学校档案馆（室）。

（三）仪器设备项目材料的归档时间为设备验收完毕投入使用后2个月，引进设备为索赔期满后2个月。

五、保管利用

（一）仪器设备随机的技术文件和使用、维修、改造等文件资料与设备共存，由设备使用单位保管。

（二）引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

（三）保管期限到期的仪器设备类档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

六、岗位责任

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学出版类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在编辑出版图书、报纸、刊物、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像等载体材料均属出版类档案。

（二）出版类档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。

（三）依据《高等学校档案管理办法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

二、归档范围

具体归档范围见《河北经贸大学档案归档范围及保管限表》。

三、分类立卷

（一）分类

出版类档案主要类目如下：

11 综合

12 河北经贸大学学报（经济版）

13 河北经贸大学学报（综合版）

14 经济与管理

（二）出版物出版后一周内，由兼职档案员做好立卷工作，卷内文件包括发稿单、初审意见、复审意见、作者情况登记卡、样书、稿酬计算审批单等。

（三）期刊类一般按年度一期立一卷，或若干期立一卷。

（四）校报一年或若干年合订一本。

（五）除出版物外，其他管理性文件材料的立卷按《河北经贸大学立卷归档工作规范》执行。移交档案前，文件材料要装订好（注意将附件和正文装订在一起），并将条目录入档案管理系统，打印好移交清单，有电子版的要连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

四、移交归档

（一）出版类档案于次年6月底前填写好移交表后交学校档案馆（室）。

（二）归档的材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像（录音）等各种载体形式。

五、保管利用

（一）各单位在业务工作中将有保存价值的未归档的出版类材料可补充归档。

（二）保管期限到期的出版类档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

六、岗位职责

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学外事类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体材料均属外事档案。

（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）依据《高等学校档案管理规定》和《河北经贸大学档案立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

二、归档范围

具体归档范围详见《河北经贸大学档案归档范围及保管期限表》。

三、分类立卷

（一）国际交流中心是学校外事管理、涉外科研、项目合作等文件材料的立卷归口单位，负责将各单位形成的各种外事文件材料收集、汇总，整理组卷。

（二）国际交流中心负责各类外事工作管理材料的归档工作；国际教育学院负责本学院的文件材料、年度工作计划、总结、学院各种重要活动中形成的材料，以及来校留学生的录取审批材料、学籍表、成绩单、留学生名册和学位材料等的立卷归档。

（三）参照《高等学校档案实体分类法》和《河北经贸大学档案立卷归档工作规范》的要求，外事类档案档号=年度+外事档案分类号+案卷号。

主要类目如下：

11 综合

12 出国（境）

13 来校（来访）

14 国际合作与会议

15 国际教育学院

四、移交归档

（一）留学生材料须在留学生离校后的3个月内向学校档案馆（室）移交，其他文件材料须在文件形成的次年6月底前移交至学校档案馆（室）。

（二）移交档案前，将条目录入档案管理系统，打印好移交清单，连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

五、保管利用

（一）外事档案的利用按《河北经贸大学档案管理办法》和《河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度》的要求办理。

（二）保管期限到期的外事类档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

六、岗位职责

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学财会类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等有参考和凭证作用的各种载体的文件材料均属财会档案。

（二）财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，所有档案材料必须如实反映各项经济活动。

（三）财会档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。

（四）依据《高等学校档案管理办法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，实行部门立卷归档制度。

（五）本规定如与国家颁布的《会计档案管理办法》有不同之处，以国家颁布的《会计档案管理办法》管理规定为准。

二、归档范围

具体归档范围见《河北经贸大学档案归档范围及保管期限表》。

三、分类立卷

（一）不同年度的会计核算材料要分开立卷。

（二）除账簿、凭证、报表、工资清册外的管理性文件材料立卷归档要求，按《河北经贸大学立卷归档规范》办理。

（三）参照《高等学校档案实体分类法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，财会类档案档号=年度+财会档案分类号+案卷号。

主要类目代号如下：

11 综合

12 会计预算、报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 工资清册

16 票据

17 经管综合

18 经管会计预算、报表、账簿

19 经管工资清册

21 经管会计凭证

四、移交归档

（一）当年的财会档案在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前移交学校档案馆（室）。

（二）移交前，需将归档的文件条目录入学校档案管理系统，打印好移交清单，将电子原文随同实体档案一并移交归档。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

五、保管利用

（一）财会档案归档后，应保持原装，如确需拆封重新整理的，须经财务部门负责人同意，并在备考表注明。

（二）财会类档案的利用按《河北经贸大学档案管理办法》和《河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度》的要求办理。

（三）保管期限到期的财会档案，由学校档案鉴定小组鉴定，作出开放或销毁的处理决定。

六、岗位责任

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学声像类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在各项活动中形成的，具有保存价值的各种音像、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料均属声像档案。

（二）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持与纸质等不同载体之间的自然联系，反映制作的全过程，保证完整、准确与系统，并注意其成套性的特点。

（三）按照《河北经贸大学立卷归档工作规范》规定，声像档案实行部门立卷归档制度。

二、归档范围

具体归档范围见《河北经贸大学档案归档范围和保管期限表》。

三、分类立卷

（一）有声像载体的单位，由兼职档案员做好归档材料的收集、积累、整理立卷工作。

（二）两个以上单位共同制作的，由主办单位整理立卷归档。

（三）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，有本校人员参与制作或联系的，由其负责征集。

（四）声像载体材料按介质不同分为：

1．纸质文件材料：综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

2．声像载体材料：照片、录音带、录像带、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。同一类型的载体材料还可按幅面尺寸分别整理。

3．照片（底片）档案要有文字说明（包括时间、地点、内容、人物、摄影者等）。文字说明一般不超过200字，以照片的自然张为单元编写说明，如有一组（若干张）联系密切的照片则应加总说明。说明一式两份（分别附照片和底片）。其他载体要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

4．参照《高等学校档案实体分类法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，声像类档案档号=年度+声像档案分类号+案卷号。确定为：

11 照片及底片

12 录音带

13 录像带

14 磁盘

15 光盘

16 缩微胶片

四、移交归档

声像档案实行即时归档制度，纸质与电子版一并归档。

五、保管利用

声像档案的利用按《河北经贸大学档案馆（室）档案查（借）阅制度》要求

办理。

六、岗位责任

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。

河北经贸大学实物类档案工作规范

一、基本原则

（一）学校在教学、科研、管理等各项工作中产生的，能够反映学校历史发展，具有保存价值的各类实物及相配套的文字材料均属实物档案。

（二）学校实物档案实行集中统一管理，凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为己有，应按规定交由学校档案馆（室）统一登记、存放和保管；因形状、质地或场地等特殊原因不能移交归档的实物，应经主管校领导同意，由档案馆（室）统一登记，有关单位负责存放和保管。

二、归档范围

具体归档范围见《河北经贸大学档案归档范围和保管期限表》。

三、分类立卷

参照《高等学校档案实体分类法》和《河北经贸大学立卷归档工作规范》的要求，实物类档案档号=年度+实物档案分类号+案卷号。

主要类目：

11 奖状荣誉证书

12 奖杯奖牌锦旗

13 授奖

14 赠与

15 捐赠

16 题字

17 标牌

四、移交归档

（一）凡属归档范围的实物，由发生或形成部门负责收集和整理，并编制好实物清单（一式两份）和说明性文字材料。说明性文字材料须写明实物名称、来由、时间、地点、交接双方单位全称和代表人姓名。其中：题词画作类和礼品纪念品类还应说明接受时间、赠送人、接收人；奖品类还应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；我校制作或使用的物品还应说明制作或使用时间。

（二）奖品类实物一般应在获奖的1个月内向学校档案馆（室）移交，其他类别实物可随时向档案馆（室）移交。

五、保管利用

（一）学校档案馆（室）接收到归档实物后，在《实物档案登记簿》上做好登记。

（二）实物档案应认真保管，防止损坏或失窃。

（三）因特殊原因将部分实物从档案馆（室）移出，须经主管校领导批准，并在《实物档案登记簿》上做好登记，注明去向、批准人、移交人、接收单位及负责人，并由接收人签字。

六、岗位责任

参见二级单位分管档案工作领导、专（兼）职档案员职责。