河北经贸大学立卷归档工作规范

为进一步做好学校档案工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《河北经贸大学档案管理办法》，参照《高等学校档案实体分类法》等法律、法规和规章制度，制定本规范。

一、学校实行档案材料形成单位立卷归档制度，各单位要将年度内办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求，整理立卷，定期移交学校档案馆（室）。

二、各立卷归档单位要重视档案工作，将档案工作纳入本单位年度工作计划和管理人员的职责范围，定期布置、检查、总结和验收档案工作。各单位分管档案工作负责人、专（兼）职档案员要认真履行部门立卷归档工作职责，扎实做好档案工作。

三、各单位专（兼）职档案员要依据本单位年度文件材料形成的规律、特点和归档要求，在学校档案馆（室）的指导下，及时完成立卷归档工作。

四、各单位归档的所有文件材料必须做到纸质版与电子版同步归档。

五、校内机构调整、撤销前，应做好该机构具有查考保存价值的文件材料的整理、立卷工作，移交到学校档案馆（室）。任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。

六、学校档案馆（室）要加强对各单位立卷归档工作的指导、检查和督促工作，保证立卷归档质量。

七、立卷归档的分工

（一）上级和地方党政机关来文，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（三）以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的应存两份以上。

（四）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、党政联席会议、校长办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（五）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件、底稿，由党办或校办立卷归档，请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

（六）重要的人民来信来访材料由承办单位归档。

（七）校内个人在其各类重要活动中形成的文件材料，可由本人在学校档案馆（室）的指导下立卷归档，也可由学校档案馆（室）在本人配合下立卷归档。

八、立卷方法

（一）收集与预立卷

1．各单位要依据《河北经贸大学档案归档范围及保管期限表》的要求，将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集并分类存放，做好预立卷工作。

2．剔除以下不予归档的文件材料：

（1）上级机关普发的、不需办理的文件材料；

（2）上级和学校征求意见未定稿的文件材料（含未生效的合同、协议、单据、图纸和公文等）；

（3）非隶属单位抄送的不需办理、无参考利用价值的文件材料；

（4）校外单位发来的反映外单位工作情况的文件材料；

（5）校内单位发来的仅供传阅不需办理的文件材料；

（6）无保存价值的一般性信函和临时性的通知等；

（7）重份的文件材料。

（二）整理立卷

1．分类组卷：在预立卷的基础上，将年度文件材料按专题、保管期限或文号进行分类组卷，原则是便于查找，灵活处理。

（1）分年度：将文件材料按其形成或相关的年度分类。一般文件材料按其形成年度归档。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件材料，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布和批准年度；科研、基建、设备等项目材料分别归入鉴定、竣工、引进年度；学生成绩、学籍和学位材料分别归入毕业年度和授予学位年度。

（2）分专题：同一专题的文件统一组卷。会议文件材料，按会议的届次组卷，根据文件材料的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等按名称组卷；工作计划、总结等材料，按责任者或名称组卷；简报、刊物等材料按名称或期号组卷；科研、基建、设备等按项目组卷，一项一卷或若干卷，项目管理性文件材料和理论性文件材料组卷后放在各卷之首，其余按工作阶段及重要程度或文件材料性质分别组成若干卷。

（3）按保管期限：档案应按保管期限的长短进行分类立卷，档案的保管期限一般分为永久、长期和短期三种。凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、地方和国家的建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；上级及外单位来文，除直接针对本校的、重要的文件材料列为永久保管外，有指导性及参照性的，列为短期保管。

（4）按文号：同一年度同一代字公文如（冀经贸办）保管期限一致的，可采用按文号顺序组卷。

2．卷内文件材料排序：文件材料分类整理装盒后应按要求排序。排序一般为批复在前，请示、报告在后；上级通知在前，上报材料在后；正式印发文件在前，校领导签发稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料可按重要程度、时间先后或文号顺序排列。

（三）集中审卷

学校档案馆（室）负责对各单位立卷进行审查，审查的主要内容如下：

1．文件材料是否收集齐全完整，尤其是附件及批复件；

2．是否为原件，有无加盖公章，应签名的有关人员有无签名；

3．是否有不需归档的文件材料；

4．分类是否准确；

5．卷内文件材料排列是否合理；

6．案卷文件材料的数量是否准确。

（四）调整定卷

对不符合要求的案卷，各单位在学校档案馆（室）的指导下进行补充、调整、完善，组成案卷并定卷。

（五）填写卷盒

按要求填写档案盒封面的相关信息，主要有：

1．归档单位：填写立卷归档单位的名称。

2．档号：由年度（文件形成年度）+类目代号+卷号组成，各类档案分类目见分类目录主表。

3．案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致，一般包括卷内文件主要责任者（不得简称本校、上级）、内容、名称（文种）。案卷标题不超过50个汉字。

4．卷内文件材料起止日期：卷内文件材料形成的最早及最晚日期。

5．保管期限：依据《河北经贸大学档案归档范围及保管期限表》填写相应的保管期限。

6．密级：有保密要求的要填写密级。

（六）编号与装订

调整定卷后，应按文件材料及案卷的顺序编写案卷号，并编制页码。

1. 编页号

若需装订成卷的材料应使用打码机打上页号，应注意：

（1）卷内目录、备考表均不编页号。

（2）卷内文件只要页面有书写文字的均应编页号。

（3）页号用蓝色或黑色打码机打出，起始号为1。

（4）页号的位置在每页材料非装订线一侧的右下角。

（5）同一卷内文件材料一般不超过200页。

2．编案卷号

案卷按重要程度（重要的在前）、保管期限（永久在前，定期在后)的顺序，编写案卷号。

3．装订

（1）拆除文件材料上的金属物，对破损的文件材料要进行裱糊、修补，对较大的图表，要按“手风琴”方式折叠成A4纸大小，并将图表题名翻出，便于查找。

（2）装订之前，先检查文件材料是否留有足够的空白边，不足则须进行贴边处理。

（七）目录著录

1．各单位应做好文件材料的目录录入工作。依据档案管理系统的界面，必须录入以下内容：

（1）序号：以卷内文件材料排放先后或档号上所反映的顺序录入顺序号。

（2）文号：文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如“冀经贸办〔2023〕1号”。

（3）责任者：即形成该文件的单位，如几个单位联合发文，则录入第一责任者即可。

（4）题名：即文件材料标题，一般照实录入。没有标题或标题不能说明文件材料内容的文件，可自拟标题，但应概括出主要内容。

（5）主题词：有主题词的公文须录入主题词，主题词之间以空格隔开。

（6）成文日期:即文件材料的落款日期，应注意与文件的印发日期相区分。

（7）归档年度：应填写文件材料形成的年度。

（8）附件：有附件的文件材料应在附件栏录入附件题名，多个附件则按序号录入，附件之间用分号间隔。

（9）页数：卷内文件材料只要有书写文字的均应算页数，包括附件的页数。

（10）除以上内容外，移交部门、文件类型、密级、是否归档等也必须录入。

2．打印卷内目录。文件材料目录录入档案管理系统之后，应打印卷内目录并置于卷内文件材料之前，并将目录电子版同步归档。

（八）填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件材料之后，必须用黑色水笔或签字笔填写。

1．本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、补充、移出、销毁等情况。

2．立卷人：由组成本卷的专（兼）职档案员签名。

3．检查人：部门分管档案工作的领导签名。

4．立卷时间：填写立卷的具体时间。

5．卷内档案材料更改情况。

九、移交归档

（一）归档时间

1．党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底前归档；

2．教学部门和能按教学年度归档的部门在次学年寒假前归档；

3．教学、科研、出版、基建、设备、产品生产等专题性、成套性项目档案，在项目完成并通过鉴定验收后两个月内归档；

4．对全校范围的重大活动、重要会议实行即时归档制度；

5．财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前归档；

6．声像档案在完成制作后三个月内归档；

7．实物档案在收集后三个月内归档；

8．电子档案按电子文件归档制度的要求归档；

9．随时接收上级规定应接收的档案。

（二）移交手续

1．移交档案前，各单位必须对档案再作认真检查，尤其注意批复、复函和附件是否漏交。发现手续不全或案卷不符合要求的，学校档案馆（室）将予以退回，并要求移交单位在规定的期限内整理好后再移交。

2．有条件的单位须将移交目录的原文以PDF、JPG等格式链接在档案管理系统中。

3.各单位移交档案均须打印（或填写）移交表一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，并由学校档案馆（室）和移交单位经手人签名（盖章），双方各保留一份。