河北经贸大学档案实体分类法

为进一步规范学校档案实体的分类、编号、排架、检索，根据《高等学校档案管理办法》，参照《高等学校档案实体分类法》，制订本分类法。

一、体系结构

（一）一级类目

一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据《高等学校档案管理办法》和学校现有档案门类及发展需要，参考《高等学校档案实体分类法》，将学校档案分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会十一个一级类目和声像、实物两个特殊一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。

一级类目的名称、标识符号和主要内容如下：

DQ 党群：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

XZ 行政：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

XS 学生：主要包括高等学校培养的学历教育学生的奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

JX 教学：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。

KY 科研：学校科研工作管理和科研实践活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。

JJ 基本建设：学校基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

SB 仪器设备：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

CP 产品生产：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

CB 出版物：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

WS 外事：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

CK 财会：主要包括学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。

SX 声像：反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。

SW 实物：学校在公务活动中受赠的礼品；党和国家领导人以及来宾来校视察、访问时题写或赠送的字画；学校教职工获省级以上奖励的书画作品；学校各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的省级以上奖励的奖状、证书、证章、奖杯和其他具有重要纪念意义的实物。

（二）二级类目

二级类目是对一级类目的细分。一般根据某类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次累进为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。例如党群类档案进行细分后的二级类目标识为：

DQ11 党务综合

DQ12 纪检

DQ13 组织

DQ14 宣传

DQ15 统战

DQ16 工会

DQ17 团委

二级类目标识一经确定，不得随意变动。

（三）三级类目

根据各类档案的形成规律和特点，结合其记述和反映的内容，可根据实际需要和可能，灵活决定是否扩展三级类目，其标识方法与二级类目相同。

二、档号编制

档号是存取档案的代号，是档案排架的依据。档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地，不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（一）档号的构成

档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成者为“DQ”；由二级类目组成者为“DQ11”；由三级类目组成者为“DQ11.××”。

案卷号同样有特定的含义，它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。

（二）档号的模式

学校档案的档号模式为：年度号+ 档案分类号 + 案卷号（或件号）

具体模式为：

由于学校档案馆（室）藏有多个全宗的档案，一般应在年度号前加全宗号。学校现有6个全宗号：01为原河北经贸学院，02为原河北商业高等专科学校，03为原河北财经学院，04为原河北财经学校，05为原河北省电子工业学校，06为河北经贸大学。

（三）档号的标识

档号标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号（或件号）之间，用连接符号“-”连结。例如：学校2008年内容是学籍管理的第15号卷的档案，可标为：06-2008-JXl4-15。

三、分类主表

DQ 党群类

11综合

12纪检监察

13组织

14宣传教育

15统战

16工会

17团委

XZ 行政类

11综合

12人事

13审计

14武装保卫

15后勤

16离退休

17现教中心

18图书、档案、文博

XS 学生类

11综合

12招生

13学生管理

14毕业生

15就业协议书

16毕业生推荐表

17学生卡片

JX 教学类

11教学综合

12学科建设

13学生考绩表

14学籍管理

15学位工作

16学位评定

17专业建设

18实践教学

19教材

KY 科研类

11综合

12科研准备阶段

13科研实验阶段

14总结鉴定阶段

15申报奖励阶段

16推广应用阶段

CP 产品生产类

11综合

12产品项目

JJ 基本建设类

11综合

12项目1

13项目2

14项目3

15项目4

……

SB 设备类

11综合

12仪器设备项目

CB 出版物类

11综合

12河北经贸大学学报（经济版）

13河北经贸大学学报（综合版）

14经济与管理

WS 外事类

11综合

12出国（境）

13来校

14国际合作与会议

15国际教育学院

CK 财会类

11综合

12会计预算、报表

13会计账簿

14会计凭证

15工资清册

16票据

17经管综合

18经管会计预算、报表、账簿

19经管工资清册

21 经管会计凭证

SX 声像类

11照片及底片

12 录音带

13 录像带

14 磁盘

15 光盘

16 缩微胶片

SW 实物类

11奖状 荣誉证书

12奖杯 奖牌 锦旗

13授奖

14赠与

15捐赠

16题字

17标牌