河北经贸大学档案管理办法

第一章 总 则

第一条为加强学校档案管理工作，充分发挥档案在学校发展中的作用，更好地服务学校各项工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案工作是学校重要的基础性工作，纳入学校整体发展规划，各单位要加强日常管理。

第四条学校档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于开发利用。

第五条全校师生员工有保护档案的义务和利用开放档案的权利。

第六条学校档案工作实行科学管理，与学校信息化建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学校和社会的需要提供优质服务。

第二章 体制与机构

第七条学校档案工作在校党委、校行政领导下，由相关校领导分管。

第八条学校设立档案馆（室），在学校和上级主管部门的领导下，统筹协调学校档案工作，并发挥监督和指导作用。

第九条特殊部门、特殊性质的档案，经学校批准可设立档案分室，由专人负责管理。

第十条学校实行档案材料形成单位立卷归档制度，各单位均为立卷归档单位。

第三章 档案工作人员

第十一条学校档案馆（室）和各立卷归档单位应配备政治可靠、具有一定业务能力、年龄结构合理、数量足够的档案工作人员。

第十二条档案馆（室）的专职档案工作人员和各立卷归档单位的专（兼）职档案工作人员，在一定时期内应保持相对稳定。

第十三条档案工作人员应遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守、严守机密，具备档案业务知识和现代化管理技能。

第十四条档案工作人员调离时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备方可离岗。

第四章 档案的收集与归档

第十五条学校档案收集的范围是《高等学校档案管理办法》规定的党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会11大类文件材料（包括相应必要的电子文件）；反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料和实物；国内外与学校有关的各种具有保存价值的材料（可按征集、代管、捐赠方式处理）；学校合并组建前各校的档案；后并入学校的档案；以及上级决定由档案馆（室）保管的撤销单位的档案。

第十六条各立卷归档单位必须按照国家有关规定，依据学校档案工作规章制度的相关规定，对应当归档的各类文件材料、物品进行积累和整理，采取自检、互检和抽检等方式，严把质量关，确保归档材料的完整和规范后组卷，按要求及时向学校档案馆（室）移交，任何部门和个人不得以任何理由不予移交，更不得据为己有。

第十七条学校档案馆（室）接收档案必须履行手续，填写档案移交目录，经档案工作人员验收后，办理交接手续。

第五章 档案的管理与利用

第十八条学校档案馆（室）应根据国家有关规定，编制学校档案分类方案、各类档案归档范围和保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号组卷，编制多种形式的检索工具，提高利用效率。

第十九条参照有关规定，学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为无限期保存；长期为16～50年；短期为1～15年。

第二十条对保管期满的档案，学校档案馆（室）应组织有关部门结合工作实际做好档案鉴定工作。凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册，按规定报批后方可销毁。任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第二十一条档案馆（室）应确定专人做好档案统计工作，及时掌握档案收集、整理、利用、销毁等情况数据，按时报送各类报表，并定期进行综合或专项统计分析。

第二十二条 档案馆（室）应当采用科学的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对重要档案和破损、字迹褪色的档案，应予以修复或者复制，并及时进行数字化保存。

第二十三条利用学校档案均应按档案馆（室）的规定办理利用手续。

第二十四条档案馆（室）应加强档案编研工作，对档案资料进行研究整理，撰写或配合有关部门编写重要参考资料。

第二十五条档案工作纳入学校信息化管理网络，充分发挥档案资源的信息作用。

第二十六条档案馆（室）应认真组织学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，交流管理经验和档案信息，实现资源共享。

第六章 条件保障

第二十七条学校档案工作所需经费应单独立项，列入学校预算，保障档案工作需求。

第二十八条学校应提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览和库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防水、防污染等设施。

第二十九条学校根据工作需要，有计划为档案馆（室）添置必要的存储和信息化设备，逐步实现档案管理的数字化。

第七章 奖励与处罚

第三十条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆（室）的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十一条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第三十二条本办法由学校档案馆（室）负责解释。

第三十三条本办法自公布之日起执行。