高等学校教学文件材料归档范围

1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等。

2.综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作的各种统计表。

3.招生工作的材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册，代培计划、合同，招生工作总结等。

4.学籍管理的材料：新生登记表，学生学籍卡片、成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料。

5.学生奖惩材料。

6.教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。

7.教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各系各专业教材使用目录。

8.教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等。

9.课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各系各专业的考试题。

10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。

11.研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。

12.毕业生分配材料：毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根，供需见面的计划、合同。

13.毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等。

14.师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件。

15.教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。

16.教师工作量的规定及执行情况。

17.夜大学、函授部和各类培训班、进修班形成的文件和材料。

科学技术研究档案管理暂行规定

【法规名称】 科学技术研究档案管理暂行规定  

 【颁布机构】 国家科学技术委员会 国家档案局   

 【颁布时间】 1987-3-20  

 【实施时间】 1987-3-20  

 【效力属性】 有效

 

第一章　总则

 

　　第一条　为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理工作，充分发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用，制订本规定。

　　第二条　科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

　　第三条　科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。

　　第四条　科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，各级科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。

　　科研工作和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

第五条　有关单位要把科研档案工作列入本单位的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。每年从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。

 

第二章　科研文件材料的形成和归档

 

　　第六条　各承担项目单位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。

　　第七条　科研文件材料的归档范围主要包括：

　　(一)科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；

　　(二)研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等；

　　(三)总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料等；

　　(四)成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；

　　(五)推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户包馈意见等。

　　各单位要从实际出发，根据不同学科、不同类型科研工作的特点，制定本单位的归档范围。

　　第八条　科研文件材料归档要求：

　　(一)实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。

　　科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档，并作为对其进行考核的内容之一；

　　(二)科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，研究周期长的项目，可分阶段归档。

　　归档的科研文件材料必须是原件(定稿)，根据需要可复制若干份；

　　(三)凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用字迹不牢固的书写工具；

　　(四)几个单位协作的科研项目的归档可按《科学技术档案工作条例》第二十二条规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属，协作单位应将承担项目的档案目录提供主持单位。

　　第九条　各单位对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收之前，必须通知本单位档案部门对准备归档的科研文件材料加以审查验收。科研文件材料归档不符合要求的成果项目，不得进行鉴定、验收。

　　凡重点科研项目鉴定、验收，按照专业分级管理的原则，其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目，各级科技管理部门不予承认。各单位档案管理部门，对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。

 

第三章　科研档案的管理和检查

　　

第十条　各有关单位档案部门要抓好标准化、规范化工作，严格按照规则，对接收的科研档案进行分类、编目。同时，结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化管理。

　　第十一条　科研档案应有专用库房保管。绝密级科研档案必须严加保管。档案库房门窗要坚固，库房内必须保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。对破损的档案，须及时修复。

　　第十二条　各单位档案部门对接收的科研档案，按有关规定划分保管期限和密级，要定期组织专家和有关人员对科研档案进行鉴定。对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报主管领导批准后实施。

第十三条　各单位要建立保密、利用、统计、更改等各项管理制度。单位撤销、合并和科研人员调动时，必须办理档案和科研文件材料的交接手续。

第十四条　各级档案管理部门和科技管理部门，要对科研档案工作进行定期的检查。检查的内容是：

　　（一）分管领导、机构、人员、设备、经费等条件落实情况；

　　（二）在科技管理中，科研档案建档与科技管理工作四同步的情况；

　　（三）完成的科研项目科研文件材料归档情况；

　　（四）档案管理制度建立和执行情况；

　　（五）档案集中统一管理和保管情况；

　　（六）科研档案开发利用情况。

第十五条　经过检查，对科研档案工作搞得好的单位，要给予表扬或奖励；凡因档案管理混乱而影响科研进程和造成严重损失的单位，要追究主管领导和直接责任人员的责任。对科研档案质量未达到要求的，必须限期改进；超过期限仍未改进的，要采取不准报成果和不发成果奖等强制性措施，促其尽快改进。

第十六条　档案管理部门和各有关单位，对政治思想好，责任心强，有创新精神，并在工作中取得显著成绩的科技档案人员，应按《中华人民共和国科学技术进步奖励条例》和国家档案局制订的有关奖励办法等有关规定给予表彰和奖励。对工作失职，违反规定，泄露机密，造成工作损失者，应视其情节轻重，给予惩处。

 

第四章　科研档案的开发利用

 

第十七条　各单位要大力开发科研档案信息资源，面向单位领导、科研人员，面向社会，为经济建设、科技进步和技术市场服务。

第十八条　加强横向联系。省、自治区、直辖市有关部门可试行建立科研档案目录中心，开展科研档案信息交流。

第十九条　各单位的科技档案部门要加强科技档案的信息加工工作。编制必要的检索工具，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等。要改进服务方式。搞好咨询服务工作。

 

第五章　科研档案人员

 

第二十条　科技档案人员属科技管理人员或档案专业人员，要保持相对稳定。实行专业技术职务聘任制。

第二十一条　科研档案人员的基本任务和职责是：

　　（一）贯彻国家有关科技档案工作的方针政策和法规，制订本单位的实施细则和有关规章制度；

　　（二）参与本单位的科研计划管理、成果管理和技术市场的开发活动，及时提出对科研档案的管理要求；

　　（三）指导、监督、检查和协助本单位各部门的科研人员做好科研文件材料的形成、积累和立卷归档工作。检查、验收科研项目或上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统；

　　（四）负责本单位科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计等项业务工作；

　　（五）积极组织开发利用本单位的科研档案，充分发挥其作用；

　　（六）按有关规定，做好科研档案移交工作；

　　（七）遵守国家有关科技保密的规定，保证科技机密及档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权；

　　（八）承办领导交办的其它有关科技档案工作事宜。

第二十二条　有关部门和各科研单位，要有计划地对科研档案人员进行业务培训和职业教育，逐步提高业务素质，建设一支具有较高质量的科研档案干部队伍。

 

第六章　附则

 

第二十三条　本暂行规定适用于有科研项目的全民所有制单位和集体所有制单位。

第二十四条　本暂行规定自发布之日起施行。

关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

的通知国档发＜1988＞4号

 

各省、自治区、直辖市及计划单列市计委(计经委、建委、建设厅)、档案局，国务院有关部门：

现将《基本建设项目档案资料管理暂行规定》印发给你们，请结合具体情况，认真贯彻执行。

 

国家档案局

国家计委

一九八八年三月十七日

 

基本建设项目档案资料管理暂行规定

 

第一章   总    则

第一条  为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。

第二条  基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

第二章    档案资料的管理

第三条  各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目由部门、地方档案行政管理部门参加验收。

第四条  基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第五条  项目建设过程中，建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。

第六条  档案资料的汇总整理

1．建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

2．建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

第七条  建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统—管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

第八条  凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用的手段和措施，保证使用。

第九条  归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十条  对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。

第十一条  设计建设大、中型建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的，符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

第三章    竣工档案资料的管理要求

第十二条  竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工图的，不算先成施工任务，并应承担责任。

第十三条  施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，整理好变更文件，按规定编制好竣工图。工程竣工验收前。由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量，基本建设主管部门、施工企业的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。

第十四条  编制竣工图的费用，按下列办法处理

1．因设计失误造成设计变更较大，施工图不能代用或利用的，由设计单位负责绘制竣工图，并承担其费用。

2．因建设单位或主管部门要求变更设计，需要重新绘制竣工图时，由建设单位绘制或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建投资中解决。

3．第1、2项规定以外的，则由施工单位负责编制竣工图，所需费用，由施工单位自行解决。

第四章    归档范围和保管期限

第十五条  建设项目文件材料归档范围和保管期限，—般可根据本规定附表《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规定。

第十六条  建设单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料规定详细的归档范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。

第十七条  基本建设项目档案资料的保管期分为：永久、长期、短期三种。

长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第五章  附    则

第十八条  技术改造项目可按照本暂行规定执行。

第十九条  本暂行规定由国家计委、国家档案局负责解释。

第二十条  本暂行规定自公布之日起施行。

 

附表

基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表

 

保    管    期    限

 

序号        归档文件         主管    建设  施工   设计

机关    单位  单位   单位

 

一、可行性研究、任务书

1．项目建议书及批复    长期    永久            长期

2．可行性研究报什      长期    永久            长期

3．项目评估            计明    永久            长期

4．环境预测、调查报告  长期    永久            长期

5．设计任务书、计划任  长期    永久            永久

务书

二、设计基础材料

1．工程地质、水文地质、

勘察设计、勘察报告、地质

图、勘察记录、化验、试验报

告、重要土、岩样及说明           永久         永久

 

2．地形、地貌、控制点、

建筑物、构筑物及重要设备

安装测量定位、观测记录            永久            长期

3．水文、气象、地震等

其他设计基础材料                  永久            长期

三、设计文件

1．初步设计                       永久            永久

2．技术设计                       永久            永久

3．施工图设计                     短期            永久

4．技术秘密材料、专利文

件                                永久

5．设计计算书                     长期            永久

6．关键技术试验                   永久

7．总体规划设计                   永久            永久

8．设计评价、鉴定及审批   长期    永久            永久

四、工程管理文件

 

1．征用土地批准文件及

红线图、拆迁、补偿协议书          永久

2．承发包合同、协议书、

招标、投标、租赁文件              永久    永久    长期

3．施工执照                       永久

4．环保三同时、消防、

卫生等文件、水、暖、电、

煤气供应协议书                    永久

五、施工文件

1．土建施工文件

 (1)开工报告、工程技

术要求、技术交底、图纸会

审纪要                            短期    长期

 (2)施工组织设计、施

工方案、施工计划、施工技

术措施、施工安全措施、施

工工艺                                    长期

 (3)原材料及构件出厂

证明、质量鉴定                    长期

 (4)建筑材料试验报告               长期    长期

(5)设计变更、工程更

改洽商单、材料代用核定审

批                                 永久    短期

 (6)施工定位测量、地

质勘察                            永久    短期

 (7)土、岩试验报告、

基础处理、基础工程施工图          永久    长期

 (8)施工记录、日记、

大事记                                    短期

 (9)隐蔽工程验收记录               永久    长期

 (10)工程记录及测试、

沉陷、位移、变形观测记录、

事故处理报告                      永久    长期

 (11)分项、分部、

单位工程质量检查、评定            长期    长期

 (12)交工验收记录证

明                                长期    长期

 (13)施工总结、技术

总结                                      永久

(14)竣工报告、竣工

验收报告                          永久    永久

2．设备及管线安装施工文件

 (1)开工报告、工程技

术要求、技术交底、图纸会

审纪要                              短期    短期

 (2)施工组织设计、施

工方案、施工计划、技术措

施                                          长期

 (3)设计变更、工程更

改洽商单、材料、零部件，

设备代用审批                        长期    短期

(4)焊接试验记录、报

告、施工检验、探伤记录              长期    短期

 (5)隐蔽工程检查验收

记录                                长期    长期

 (6)强度、密闭性试验

报告                                长期    短期

 

(7)设备调试记录                      短期    短期

 

(8)施工安装记录、安

装质量检查、评定、事故处

理报告                            长期    长期

 (9)系统调试、试验记

录                                 长期    短期

 (10)管线清洗、通水、

消毒记录                           短期    短期

(11)管线标高、位置、

坡度测量记录                       长期    长期

 (12)中间交工验收记录

证明、工程质量评定                 长期    长期

 (13)竣工报告、竣工验

收报告                             长期    长期

3．电气、仪表安装施工

文件

 (1)开工报告、工程技

术要求、技术交底、图纸会

审                              短期    短期

 (2)施工组织设计、施

工方案、施工计划、技术措

施                                      长期

 (3)设计变更、工程更

改洽商单、材料、零部件、

设备代用审批                     长期    短期

 (4)调试、整定纪录                长期    长期

 (5)性能测试和校核                长期    长期

 (6)施工安装记录、

质量检查评定、事故处理

报告                             长期    长期

 

(7)操作、联动试验                短期    短期

 (8)电气装置交接记

录                               短期    短期

 (9)中间交工验收记

录、工程质量评定                 长期    长期

 (10)竣工报告、竣工

验收报告                          长期    长期

六、竣工文件

1．项目竣工验收报告    永久    永久

2．全部竣工图                  永久

3．项目质量评审材料            永久

4．工程现场声象材料            永久

5．竣工验收会议决议文件短期    永久

七、生产技术准备、试生产

l．技术准备计划                短期

2．试生产管理、技术责

任制                           短期

3．开停车方案                  短期

4．设备试车、验收、运

转、维护记录                   长期

5．试生产产品质量鉴定

报告                           短期

6．安全操作规程、事故

分析报告                          长期

7．运行记录                       短期

8．技术培训材料                   短期

9．产品技术参数、性能

图纸                              永久

10．工业卫生、劳动保护

材料                              短期

八、工艺、设备

1．工艺说明、规程、路

线、试验、技术总结                长期

2．产品检验、包装、工

装图、检测记录                    长期

3．设备、材料出厂合格

证                                长期

4．设备、材料装箱单、

开箱记录、工具单、备品备

件单                              短期

5．设备、  图纸、说明书           长期

6．设备测绘、验收记录             长期

7．设备安装调试、测定

数据、性能鉴定                    长期

九、涉外文件

1．询价、报价、投标文

件                                短期

2．合同、合同附件        *长期    永久

3．谈判协议、议定书      *长期    永久

4．谈判记录                    长期

5．谈判过程中外商提交

的材料                          短期

6．出国考察及收集来的

有关材料                        短期

7．国外各设计阶段文件           永久

8．各设计阶段审查议定

书                              永久

9．技术问题来往函电             短期

10．国外设备材料检验

及设计联络                        永久

11．国外设备储存、运

输                                短期

12．开箱检验记录、商

检及索赔                          永久

13．国外设备、材料的

防腐、保护措施                    短期

14．外国技术人员现场

提供的文件材料                    长期

十、财务、器材管理

1．财务计划、年度计划             短期

2．工程概算、预算、决

算                                永久

3．主要材料消耗、器材

管理                              短期

4．交付使用地固定资产             永久

十一、其他资料

1．有关的国外技术标准             短期

2．有关的专利说明                 短期

十二、科研项目

1．开题报告、任务书、

批准书                   *长期    永久

2．协议书、委托书、合

同                                永久

3．研究方案、计划、调

查研究报告                        永久

4．实验记录、图表、照

片                                永久

5．实验分析、计算、整

理数据                            永久

6．实验装置及特殊设备

图纸、工艺技术规范说明书          永久

7．实验装置操作规程、

安全措施、事故分析                长期

8．阶段报告、科研报告、

技术鉴定                          永久

9．成果申报、鉴定、审

批及成果推广应用材料      永久    永久

10．考察报告、重要课

题研究会议、专业会议文件          长期

注*保存该单位工作必须的文件材料